Yazılım Sadece Büyük Şirketlere mi Göre? Her Sektörden Gerçek Örnekler

Akşam saat sekiz. Dükkânın ışıkları çoktan kapandı ama işletme sahibi hâlâ masada. Önünde bir defter, yanında telefon. Gün içinde gelen siparişleri deftere geçiriyor, kimden ne kadar alacağı olduğunu topluyor, yarın aranacakları bir kâğıda not ediyor. Bir saat böyle geçiyor.

Ertesi akşam yine aynı masa, yine aynı defter, yine aynı bir saat.

Bu sahne bir atölyede de geçebilir, bir klinikte de, bir kursta da. Sektör değişiyor ama tablo pek değişmiyor. Ve çoğu işletme sahibinin aklından aynı cümle geçiyor: "Yazılım büyük şirketlerin işi. Biz küçüğüz, bize göre değil."

Gerçekten öyle mi? Gelin bir hesap yapalım.

Günde bir saat, yılda altı hafta

Her gün elle yapılan, hep aynı şekilde tekrar eden işlere bir saat gittiğini düşünelim. Hafta sonlarını çıkaralım, yılda yaklaşık 250 iş günü kalır. Bu da 250 saat eder. Yani yılda altı tam iş haftası.

Bu altı haftayı müşterinizle ilgilenmeye, yeni bir iş kovalamaya ya da sadece akşam ailenizle oturmaya ayırsaydınız ne olurdu? Yazılımın küçük işletmeye asıl kazandırdığı şey budur. Karmaşık sistemler değil, geri kazanılan zaman.

Peki bu her sektörde nasıl görünüyor? Birkaç örneğe bakalım. Okurken kendi işinizi düşünün.

Atölye ve üretim

Bir mobilya ya da makine atölyesinde en sık sorulan soru şudur: "Bu sipariş ne aşamada?" Cevap çoğu zaman ustabaşının aklındadır. Ustabaşı izne çıkınca kimse tam bilmez. Basit bir iş takip ekranında her siparişin hangi aşamada olduğu, kimin üzerinde çalıştığı ve ne zaman teslim edileceği görünür. Müşteri aradığında cevap bir bakışta verilir.

Klinik ve sağlık

Bir diş kliniğinde ya da fizik tedavi merkezinde randevuya gelmeyen her hasta boş geçen bir saat demektir. Ertesi günün hastalarına kendiliğinden giden bir hatırlatma mesajı, gelmeyen hasta sayısını gözle görülür şekilde azaltır. Sekreter de o zamanı telefonda değil, karşısındaki hastayla geçirir.

Okul ve kurs

Velilere duyuru ulaştırmak, devamsızlığı takip etmek, taksitleri hatırlatmak... Bir kursta bu işler her gün birkaç kişinin saatlerini alır. Biz bu ihtiyaçtan yola çıkarak okullar için OkulumNET'i, ders programı hazırlamak için de Atlas Timetable'ı geliştirdik. İkisi de aynı derdi çözmek için yapıldı: elle yapılan işi azaltmak.

Mağaza ve satış

"Bu üründen kaç tane kaldı?" Mağazada bu soru depoya gidip sayarak cevaplanıyorsa, hem zaman gidiyor hem de bazen "maalesef bitmiş" denmek zorunda kalınıyor. Satış yapıldıkça kendiliğinden düşen bir stok ve azaldığında haber veren bir uyarı, bu sorunu kökünden çözer. İnternetten de satış yapıyorsanız siparişler aynı yere düşer, kimse iki ayrı liste tutmaz.

Servis ve saha işleri

Kombi servisi, beyaz eşya tamiri, kalibrasyon ya da temizlik firması... Sahada çalışan ekipler için en büyük dert, kimin hangi adreste olduğunu ve hangi işin bittiğini bilmektir. Ekibin telefonundan işi kapattığı bir sistemle, ofise dönüp kâğıt teslim etmeye gerek kalmaz. Kalibrasyon laboratuvarları için geliştirdiğimiz KalibraNET de bu ihtiyaçtan doğdu.

Ofis işleri

Hangi sektörde olursanız olun, teklif hazırlamak, fatura kesmek, müşteri bilgilerini güncel tutmak her işletmenin ortak derdidir. Aynı bilgiyi bir kez yazıp her yerde kullanabilmek, bu işlerin yarısını kendiliğinden ortadan kaldırır.

Büyük bir yatırımla başlamak zorunda değilsiniz

İşte en önemli nokta. Yazılım denince akla her şeyi kapsayan, aylarca süren, büyük bütçeli projeler geliyor. Oysa en iyi başlangıç çoğu zaman tek bir dertle yapılır.

Sizi en çok yoran tek bir işi seçersiniz. Onu çözen küçük, sade bir sistem kurulur. İşe yaradığını gördükçe yanına yenisi eklenir. Program da işinizle birlikte büyür.

Bu akşam deneyebileceğiniz küçük bir alıştırma

1. Bir kâğıt alın ve gün içinde elle, hep aynı şekilde yaptığınız işleri yazın.
2. Her birinin yanına günde kaç dakikanızı aldığını not edin.
3. En çok zaman alan üç tanesinin altını çizin.

Hepsi bu. Elinizde artık işinizin nerede zaman kaybettiğini gösteren bir liste var.

O kâğıdı alıp bize uğrayın ya da bir fotoğrafını gönderin. Altını çizdiğiniz işlerin hangisinin, nasıl ve ne kadar sürede kolaylaşabileceğini ilk görüşmede açıkça söyleyelim. Hiçbirinin yazılıma ihtiyacı yoksa, bunu da söyleriz.