Nakitsiz Okul Kantini: Harçlık, Kuyruk ve Para Üstü Derdi Nasıl Biter?

Saat dört buçuk. Okul boşalmış, kantin kepengini indirmek üzere. Kantinci tezgâhın arkasında, önünde bir yığın bozuk para ve buruşuk banknot. Sayıyor, bir daha sayıyor. Kasa tutmuyor. Farkın nerede oluştuğunu bulmanın da bir yolu yok.

Aynı saatte müdür odasında telefon çalıyor. Bir veli soruyor: "Oğluma her gün harçlık veriyorum, ama akşam eve aç geliyor. Bu para nereye gidiyor?" Müdürün verebileceği net bir cevap yok.

Bu iki sahnenin arkasında aynı şey var: nakit. Okulda nakdi kaldırmak bir teknoloji meselesinden çok bir düzen meselesi. Gelin bu düzenin nasıl kurulduğunu birlikte konuşalım.

Nakit kimi yoruyor?

Nakdin yükü okulda tek bir kişinin omzunda değil. Üç ayrı tarafa dağılıyor:

• Veli: Parayı verir ama sonrasını göremez. Harçlık neye harcandı, para üstü geri geldi mi, bilmesinin yolu yoktur.
• Kantin: Her satışta para üstü hesaplanır, teneffüs bu hesapla geçer. Akşam kasa sayılır. Tutmayan kasanın nedenini bulmak çoğu zaman imkânsızdır.
• Öğrenci: Para cepten düşer, sırada unutulur, kaybolur. Küçük bir çocuğa her gün para emanet etmek, ona ayrı bir sorumluluk yükler.

Nakitsiz kantinde bir gün

Aynı günü bir de kartla düşünelim.

Sabah: harçlık telefondan

Veli telefonunun tarayıcısından sisteme girer, öğrencisini seçer ve kredi kartıyla bakiye yükler. Ödeme, okulun açtığı sanal POS hesabı üzerinden 3D Secure onay koduyla alınır. Evden çıkarken kimse bozuk para aramaz.

Teneffüs: kartla alışveriş

Öğrenci kartını okutur, ürünler barkoddan geçer, ödeme bakiyeden düşer. Kantinci para üstü saymaz, sıra hızla ilerler. Öğrenci isterse siparişini önceden verir, hazır olunca numarasını sıra ekranında görüp alır.

Akşam: kasa hazır, veli bilgili

Kantinin günlük satışları sistemde hazırdır. Kantin ve fast food ayrı kasadaysa ciroları da ayrı görünür. Veli ise çocuğunun gün içinde ne aldığını saatiyle görür. Müdüre gelen o telefonun cevabı artık velinin elindedir.

Veliye kontrol, okula düzen

Nakitte veli harçlığı verdikten sonra karışamaz. Kartta ise kuralı veli koyar, kasa da bu kuralı kendiliğinden uygular:

• Günlük, haftalık ya da aylık harcama limiti
• İstemediği ürünleri kapatma
• Alışveriş yapılabilecek günleri seçme

Bir örnek: Çocuğunun her gün çikolata almasını istemeyen veli o ürünü kapatır. Kantincinin bundan haberdar olması gerekmez, kasa satışı yapmaz.

Öğretmen ve personel de aynı yoldan kendi kartına yükleme yapar. Yemekhanede ise okul isterse öğün ücreti bakiyeden düşer, isterse yalnızca sayım yapılır.

Okul yöneticisinin aklındaki 4 soru

Kartları kim satıyor?

Kart ücretini okul belirler. Biz kart satmıyoruz.

Öğrencileri tek tek mi tanımlayacağız?

Hayır. Öğrenci ve personel listeleri Excel'den aktarılır, kart numaraları da Excel ile toplu eşleştirilir.

Okulda zaten turnike var, ne olacak?

Mevcut turnike, markası fark etmeksizin sisteme entegre edilir. Yeni turnike gerekiyorsa kurulum takvimi tedarik süresine göre belirlenir.

İnternet kesilirse ne olur?

Kantin kasası bakiyeyi ve veli kurallarını satış anında kontrol ettiği için internet ister. Okul giriş turnikeleri ise internet kesilse de çalışmaya devam eder.

Geçişi kolaylaştıran küçük bir plan

1. Velilere sistemi ve ilk yükleme tarihini duyurun.
2. Bir hafta boyunca velilerin bakiye yüklemesine zaman tanıyın.
3. Kartla alışverişin başladığı ilk günlerde kantinin yanında bir görevli bulunsun, soruları yerinde cevaplasın.
4. İlk ayın sonunda velilerden ve kantinden kısa bir geri bildirim alın.

Nerede çalışıyor?

TED Kayseri Koleji'nde kantin ve fast food kartla satış yapıyor, önceden sipariş ve sıra ekranı da aynı sistemde. İdeal Eğitim Kurumları'nda kantin ve yemekhane aynı kartla çalışıyor. Yazılımı da kurulumu da biz yapıyoruz.

Okulunuzda nakdi kaldırmayı düşünüyorsanız kantininizin bir gününü bize anlatın. Hangi adımdan başlayacağınızı birlikte çıkaralım.