Okul Kart Sistemi Nedir? Kantinden Okul Kapısına Tek Kartla Okul

Teneffüs zili çalıyor. Kantinin önünde bir anda kuyruk oluşuyor. Öğrencilerin elinde bozuk paralar, kantinci bir yandan para üstü veriyor, bir yandan da kimin ne aldığını aklında tutmaya çalışıyor. Teneffüs on dakika. Kuyruğun sonundakiler çoğu zaman sıra kendilerine gelmeden sınıfa dönüyor.

Aynı saatlerde okul kapısında başka bir sahne var. Görevli, gelen bir veliyi deftere yazıyor. Kim geldi, kime geldi, saat kaçta girdi... Akşam olunca o defterden kimin hâlâ içeride olduğunu çıkarmak ise neredeyse imkânsız.

Bir de evdeki veli var. Çocuğuna sabah harçlık verdi. Akşam soruyor: "Bugün ne yedin?" Cevap çoğu zaman aynı: "Bir şeyler işte."

Bu üç sahnenin ortak bir çözümü var: okul kart sistemi. Peki tam olarak nedir, nasıl çalışır? Karşınızda oturuyormuş gibi anlatalım.

Okul kart sistemi nedir?

En sade hâliyle şöyle: Öğrencinin ve personelin elinde tek bir kart olur. Bu kart kantinde para yerine, yemekhanede bilet yerine, okul kapısında da kimlik yerine geçer. Kart her okutulduğunda olan biten kayda geçer, veli de bunu telefonundan görür.

Yani ortada dağınık defterler, bozuk paralar ve "kim girdi?" soruları kalmaz. Hepsi tek bir sistemde toplanır.

Kantinde: bozuk para yerine kart

Öğrenci kartını okutur, ürün barkoddan geçer, fiş kendiliğinden çıkar. Para üstü hesabı yok, yanlış verilen bozukluk yok. Gün sonunda kasa hesabı da sistemin içinde hazır bekler.

Kantin ve fast food ayrı kasalarda çalışıyorsa ikisinin cirosu ayrı ayrı görünür. Kantini okul dışından bir işletme çalıştırıyorsa bu ayrım hesaplaşmayı da kolaylaştırır.

Teneffüsü beklemeden sipariş

Kuyruğu kısaltmanın bir yolu daha var. Öğrenci siparişini önceden verir ve teslim saatini seçer. Sipariş mutfaktaki ekrana ve yazıcıya düşer. Hazır olunca numarası sıra ekranında çıkar, öğrenci kartını okutup siparişini alır. Teneffüs kuyrukta değil, bahçede geçer.

Veli için: harçlık yerine kontrol

Velinin ilk sorusu genelde şudur: "Peki ben ne göreceğim?" Kısa cevap: her şeyi.

• Bakiyeyi kredi kartıyla, 3D Secure güvencesiyle yükler
• Günlük, haftalık ya da aylık harcama limiti koyar
• İstemediği ürünleri kapatır, alışveriş yapılabilecek günleri seçer
• Her alışverişi, bakiye yüklemesini ve yemekhane geçişini saatiyle görür

Kurallar kasada kendiliğinden uygulanır. Limit dolmuşsa ya da ürün kapatılmışsa satış yapılmaz. Çocuğunun her gün gazlı içecek almasını istemeyen bir veli düşünün: Kantinciye not bırakmasına gerek yok, o ürünü panelden kapatması yeter.

Veli bunun için bir uygulama da indirmez. Panel telefonun tarayıcısında açılır.

Yemekhanede: bilet yerine turnike

Öğrenci kartını okutup turnikeden geçer. Okul isterse öğün ücreti bakiyeden düşer, isterse yalnızca kayıt tutulur. Aynı kartla kısa süre içinde ikinci kez geçilmeye çalışılırsa sistem buna izin vermez. Kaç öğrencinin, kaç personelin yemek yediği de tek raporda çıkar.

Okul kapısında: defter yerine kayıt

Okul güvenliği konuşulurken hep aynı sorular gelir: Kim girdi? Kim çıktı? Şu an içeride kim var? MEB de özel okullarda bina ve bahçe giriş-çıkışlarının düzenli ve eksiksiz kayıt altına alınmasını istiyor. Bunu defterle yapmak hem zor hem de eksik kalmaya mahkûm.

Kartlı turnikede öğrenci ve personel kartını okuttuğu anda geçiş, saati ve kapı adıyla kaydedilir. Görevli defter tutmaz. Gerisi de aynı ekranda:

• Ziyaretçi kaydı: Görevli ziyaretçinin adını ve kime geldiğini girip kapıyı açar. Ekran içerideki ziyaretçileri ve ne kadar süredir içeride olduklarını gösterir.
• Kontrolsüz geçiş yok: Tanımsız ya da pasif kart reddedilir. Görevlinin kartsız açtığı geçiş de kimin açtığıyla birlikte kayda geçer.
• Gelmeyenler listesi: O gün okula giriş yapmayanlar ve çıkışı okutulmayanlar tek tıkla listelenir.
• Veliye SMS: Öğrenci okula girince ve çıkınca veliye kendiliğinden mesaj gider. Hangi kapıların mesaj göndereceğini okul seçer.

Sabah çocuğunu servise bindiren veliyi düşünün. Çocuk okul kapısından geçtiği anda telefonuna bir mesaj düşer. Bu küçük mesaj, gün boyu süren bir merakı bitirir.

İnternet kesilirse ne olur?

Akla ilk gelen sorulardan biri bu. Kart bilgileri turnike cihazında da durduğu için internet kesilse bile kapı aynı saniyede karar verir. Bağlantı gelince geçişler sunucuya kendiliğinden gönderilir. Kantin satışı ise internet bağlantısı ister.

Personel giriş-çıkışı da aynı kartla

Öğretmen ve personel de aynı kartı kullanır. Her personelin günlük ilk girişi, son çıkışı ve okulda geçirdiği süre görünür. Gelmeyenler ayrı bir listede durur, hepsi Excel'e aktarılabilir.

Kurulum zor mu?

Okulların çoğu burada çekiniyor: "Bütün öğrencileri tek tek mi gireceğiz?" Hayır. Öğrenci ve personel listeleri Excel'den aktarılır, kartlar da Excel ile toplu eşleştirilir. Turnike cihazları, kart okuyucular, mutfak yazıcısı ve sıra ekranı kurulumla birlikte yapılır.

Sistem de okulun kurallarına göre ayarlanır. Giriş ve çıkış saatleri, servis kuralları, hangi kapıların veliye mesaj göndereceği, harcama limitleri... Her okulun düzeni farklıdır, sistem o düzene uyar.

Okul kart sistemi seçerken sorulacak 5 soru

1. Kantin, yemekhane ve okul kapısı aynı sistemde mi, yoksa her biri için ayrı bir program mı gerekiyor?
2. Veli neleri görebiliyor? Limit ve yasaklı ürün koyabiliyor mu?
3. İnternet kesilince okul kapısı çalışmaya devam ediyor mu?
4. Ziyaretçiler ve kartsız açılan geçişler kayda geçiyor mu?
5. Bir sorun çıktığında yazılımı yazan ve cihazı kuran aynı ekip mi, yoksa iki firma arasında mı kalacaksınız?

Biz nerede kurduk?

Okul Kart Sistemi'nin yazılımını baştan sona biz yazdık, cihazları da biz kuruyoruz. TED Kayseri Koleji'nde kantin ve fast food'da kartla satış, önceden sipariş, sıra ekranı ve yemekhane geçişleri bu sistemle çalışıyor. İdeal Eğitim Kurumları'nda ise 8 geçiş noktasında kartlı turnike, ziyaretçi kaydı ve veliye giriş-çıkış mesajı var; kantin, yemekhane ve personel giriş-çıkışı da aynı sistemde.

Okulunuzda bu sahnelerden biri tanıdık geldiyse bir kahve içmeye gelin. Kantinden okul kapısına, sizin okulunuzun kurallarıyla nasıl çalışacağını ekranlar üzerinden birlikte gösterelim.